Binnen het vak assetmanagement spreken we vaak over ‘de driehoek’. Daarmee bedoelen we de driehoek: Prestaties, Risico’s en Kosten. Volgens de principes van assetmanagement weeg je deze drie elementen zorgvuldig af en zoek je hierin de optimale balans.
Om de driehoek op te stellen worden binnen de organisatie sessies opgetuigd en inhoudelijke plannen gemaakt. En dan? Hoe zorg je voor verbinding tussen de drie elementen? Juist dat blijkt in de praktijk vaak een uitdaging. In dit artikel geven we je handvaten om de driehoek Prestaties – Risico’s – Kosten in de praktijk te brengen.
De (strategische) uitdagingen
De doelstellingen van een organisatie zijn meestal een goed startpunt. Dit geeft de organisatie bestaansrecht. Om de doelstellingen te behalen zet de organisatie assets in. Daarnaast heeft elke organisatie te maken met veranderende omstandigheden en uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan demografische ontwikkelingen, klimaatverandering en duurzaamheidsdoelstellingen. Als assetmanager wil je inzicht in wat dit alles betekent in termen van kosten, risico’s en prestaties van de assets.
Wat is de impact van het behalen van onze doelen en ambities voor de korte en lange termijn?
Inzicht
Een vervolgstap die goed werkt is het praktisch maken van de driehoek en ervaren wat dit kan betekenen voor de organisatie. Het liefst door in een korte periode van 3 maanden antwoord te geven op een aantal kernvragen:
- Welke assets zijn binnenkort einde levensduur en moeten worden vervangen?
- Kunnen onze assets de verwachte prestaties nog leveren?
- Wanneer kunnen onze assets de toekomstige verwachtingen niet meer aan?
- Welke restrisico’s lopen we?
- Welke projecten voeren we nu al uit en waar moeten die toe leiden?
Durf te beperken
Natuurlijk is het belangrijk dat er zo veel mogelijk en juiste informatie wordt verzameld. Maar houd je aan de afgesproken tijdslijn. Voordat je het weet ben je jaren gegevens aan het verzamelen, maar ontbreekt nog altijd het inzicht in de driehoek. Het is niet erg als een deel van de data (nog) niet op orde is. In dat geval doe je een aantal aannames. Het verbeteren en verfijnen van de data volgt in een volgende stap.
Maak resultaat visueel
| Belangrijk is om resultaten zo snel mogelijk visueel te maken, bijvoorbeeld op een kaart of in een grafiek. Probeer op een eenvoudige manier knelpunten zichtbaar te maken, bijvoorbeeld rood als de prestatie niet gehaald worden of groen als de verwachte investeringen passen binnen de begroting. Doet het liefst op de hoofdlijnen van je gehele areaal, of indien mogelijk op deelgebieden van grote groepen assets die gezamenlijk bijdragen aan een doel of prestatie. Met behulp van de (eerste) visuele resultaten is het mogelijk om te focussen op de knelpunten. Je gaat aan de slag waar het rood is en laat groen even liggen.
|  |
Integrale samenwerking
De driehoek Prestaties – Risico’s – Kosten is niet alleen de verantwoordelijkheid van de assetmanager. Binnen een organisatie zijn er verschillende afdelingen die hieraan een bijdrage leveren. Het is belangrijk hen te betrekken bij ‘de driehoek’. Denk daarbij aan:
- Planvormers of strategen voor de gewenste prestaties op strategisch niveau. Zij hebben zicht op toekomstige ontwikkelingen.
- Operationele onderhoudsmedewerkers. Zij werken dagelijks met de assets weten wat de huidige assets nog kunnen en wanneer de assets aan vervanging toe zijn.
- De financiële afdeling geeft aan of er voldoende middelen beschikbaar zijn.
- Een projectleider kan aangeven welke projecten er lopen of binnenkort gaan starten.
Met een gedeeld beeld, zal de samenwerking van afdelingen verbeteren en wordt de discussie gestroomlijnd. Bovendien zorgt het voor wederzijds begrip en kan de stap naar integraal denken en besluitvorming op de lange termijn makkelijker worden gemaakt.
Want wat als de directie of het bestuur van een organisatie vraagt om één van de doelen sneller te realiseren, zonder dat dit gevolgen heeft voor de prestatie en het risico? Dan wil je daar eenvoudig antwoord op kunnen geven, zonder dat het maanden kost om gegevens te verzamelen en te bewerken.
Verbeteren en verfijnen
| Door ervaring op te doen met de driehoek wordt het makkelijker om de stap naar de dagelijkse praktijk te zetten en te verbeteren waar nodig. Als groep is het makkelijk te bepalen welke informatie essentieel is om de volgende stap te zetten en wie daarvoor aan zet is. Op deze wijze kun je in kleine PDCA-loopjes het beeld verbeteren en verfijnen.
|  |
Meer weten?
Wil je meer informatie over hoe je de assetmanagement driehoek in de praktijk kunt brengen? Behoefte aan ondersteuning om de diverse afdelingen en expertises te betrekken? Neem dan contact met ons op. Wij hebben de kennis en tooling beschikbaar om de juiste aanpak voor uw organisatie te bepalen, mensen te betrekken en de juiste vragen te (blijven) stellen.
