Binnen Provincie Zuid-Holland onderhoudt de Dienst Beheer Infrastructuur (DBI) verkeersregelinstallaties, verkeerscamera’s, dynamische route informatiepanelen en beweegbare bruggen en sluizen verdeeld over tien vaarwegtrajecten. Deze assets zorgen voor de bereikbaarheid van provincie Zuid-Holland, over weg én over water. Het onderhoud van de assets is uitbesteed aan diverse marktpartijen. Omdat DBI behoefte heeft aan juiste en complete assetinformatie en efficiënte processen, is gekozen voor het in gebruik nemen van een onderhoudsmanagementsysteem.

Waarom een onderhoudsmanagementsysteem?

DBI is sinds januari 2018 ISO 55001 gecertificeerd. Om te zorgen voor een betere informatievoorziening ter ondersteuning van besluitvormingsprocessen wenste DBI een onderhoudsmanagementsysteem in gebruik te nemen, zodat men beter kan sturen op veiligheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en onderhoudbaarheid van assets. Bij een correct en continu gebruik van een onderhoudsmanagementsysteem kan de provincie bewuste en expliciete keuzes maken bij de verbeteringen rondom assetmanagement en daarmee de PDCA-cyclus (Plan Do Check Act) sluiten.

Samenwerken met marktpartijen

Het dagelijks onderhoud aan de provinciale weg- en vaarweginfrastructuur, zowel planbaar onderhoud (preventief onderhoud en inspecties) als niet-planbaar onderhoud (storingen en schade) wordt verdeeld naar discipline door gecontracteerde marktpartijen uitgevoerd.

Coen Veldhuis was als behandelend ambtenaar vanuit PZH projectleider voor het project. Hij vertelt: “Het onderhoudsmanagementsysteem moet de werkprocessen voor het aansturen van de marktpartijen ondersteunen. We willen graag de beoogde prestaties uit de assetplannen realiseren en verder verbeteren. Het systeem wat we in gebruik hadden was voor die verbetering niet geschikt.”

De implementatie van Hexagon

Na een zorgvuldig inkoopproces heeft PZH de keuze gemaakt voor Hexagon (voorheen Infor EAM) als best passend onderhoudsmanagementsysteem. Daarbij koos PZH voor Pragma als implementatiepartner om stapsgewijs het onderhoudsmanagementsysteem binnen de organisatie te implementeren. Richard Gevers, projectleider van Pragma, stelde een uitgebreid Plan van Aanpak (ook wel PID genaamd: Project Initiatie Document) op voor de implementatie in fases met heldere doelen.

Coen Veldhuis kwam er al snel achter dat hij de collega’s van de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) nodig had voor deze omvangrijke opdracht. “Je vraagt je af welke aspecten het project heeft en welke expertise je erbij nodig hebt. Daar waar ik vooral keek vanuit het ‘probleem’ dat het onderhoudsmanagementsysteem voor DBI moet oplossen, keek de projectleider vanuit I&A naar de technische benodigdheden, mogelijkheden en knelpunten binnen PZH”, vertelt Coen.

Processen ondersteunen

Het onderhoudsmanagementsysteem moet de volgende processen ondersteunen, zodat PZH in staat is om te sturen op prestaties:

1. Configuratiebeheer: een compleet en actueel overzicht van alle assets, inclusief stamgegevens, decompositie en borging binnen de organisatie.
2. Correctief onderhoud en modificaties (storingen)
3. Preventief onderhoud

Fase 1: Configuratiebeheer met behulp van Power Suite

Om de assets goed te kunnen beheren is er een decompositie opgesteld volgens NEN 2767. Richard vertelt: “Hierbij is gebruik gemaakt van de software Power Suite van Pragma voor het inventariseren en verifiëren van assets. De decompositie is opgezet op basis van beheerobject, elementen en bouwdelen. De configuratie is vanuit Power Suite ingelezen in Hexagon. De beheerobjecten met hun stamgegevens staan ook in ArcGIS.” Deze twee systemen worden periodiek gesynchroniseerd en worden allebei beheerd door een functioneel applicatiebeheerder van PZH. De koppeling met de ArcGIS software zorgt ervoor dat de exacte locatie van een de asset zichtbaar is in het onderhoudsbeheersysteem. De actuele plattegronden worden ingeladen vanuit ArcGIS.

Fase 2: Correctief onderhoud en modificaties

Vervolgens is het onderhoudsmanagementsysteem ingericht en beschikbaar gemaakt voor aannemers. Een storing aan bijvoorbeeld een brug, wordt telefonisch gemeld bij de Centrale Object Bediening (COB) van PZH. Het COB verwerkt de storing in ArcGIS. De melding wordt realtime doorgezet naar het onderhoudsmanagementsysteem. De aannemer ontvangt melding van de storing inclusief exacte locatie op het plattegrond, op een mobiel device zoals een iPad. Op basis van de gegeven informatie zorgt de onderhoudsmedewerker voor het oplossen van de storing. In Hexagon worden gegevens genoteerd zoals de aankomsttijd, stremmingstijden en functionele hersteltijden. Vervolgens wordt de storing afgemeld door de aannemer via de mobiele device. De afmelding komt vervolgens automatisch terecht bij het COB die in dit geval de brug weer vrijgeeft voor gebruik.

Behaalde resultaten tot nu toe

Met de implementatie van fase 1 en 2 in Hexagon heeft PZH grip op de werkprocessen en de storingsprocessen. Ze zijn in regie. En hebben alle benodigde informatie om de aannemers optimaal te kunnen aansturen. Met de data die wordt geregistreerd in het onderhoudsmanagementsysteem wordt waardevolle informatie opgebouwd. Zo kan PZH analyseren welke assets voor de meeste storingen zorgen. Het beheer en onderhoud van de assets kan hierop worden aangepast. Richard Gevers: “PZH heeft nu een werkend onderhoudsmanagementsysteem voor de assettypen van DBI, met veel beter vastgelegde processen. Voor PZH is dit het vertrekpunt voor verdere professionalisering van het assetmanagementproces.”

Coen Veldhuis: “Dit project om het OMS te implementeren draagt bij aan de bewustwording van medewerkers over de acties die genomen moeten worden om de onderhoudsprestaties van de assets te verhogen.”

Het vervolg: de implementatie van preventief onderhoud

De volgende fase is het inrichten van het preventief onderhoud met behulp van controlelijsten. Voor alle assets worden eenduidige onderhoudsconcepten opgesteld die vervolgens worden ingelezen in Hexagon. De aannemers zullen de werkorders met digitale controlelijsten ontvangen op hun mobiele device. De onderhoudsmedewerkers kunnen de controlelijsten ter plekke invullen en terugsturen na afronding van het onderhoud. Coen stelt: “Het laten invoeren van gegevens aan de bron door de marktpartijen scheelt veel dubbel werk, en dus veel tijd. Op dit moment wordt binnen PZH bezien hoe deze fase voor de assetgroepen het beste uitgevoerd kan worden.”

De aanpak van Pragma

In het PID waren alle activiteiten, doelstellingen en producten helder beschreven. Over de aanpak van Pragma vertelt Coen: “Pragma blijft bij de opdracht en de afgesproken scope, en beweegt tot op zekere hoogte mee in het project. Er wordt op een prettige manier gestuurd op het behalen van het afgesproken resultaat. Ideeën van gebruikers worden meegenomen of op een backlog geplaatst voor in de doorontwikkelingsfase.”

De onderlinge samenwerking

Pragma en PZH hebben al eerder samengewerkt in diverse assetmanagementprojecten. Over de samenwerking geeft Coen aan: “Ook in dit project verliep de samenwerking tussen PZH en de consultants van Pragma goed. Er wordt gewerkt vanuit gedrevenheid om het beste resultaat voor PZH te behalen. Ze denken mee, gaan servicegericht te werk en bieden kwalitatief goede oplossingen. Dat heb ik als heel prettig ervaren.”

De samenwerking binnen PZH verliep eveneens soepel; zowel binnen de afdelingen DBI en I&A, als onderling. “Er werkten veel verschillende teams aan dit OMS-project en dat vraagt om veel afstemming. Dus vaste overlegmomenten en tussentijds elkaar ook opzoeken en op de hoogte houden. Dat werkt”, zegt Coen. “Binnen PZH is het een voorbeeldproject hoe de betrokken directies hebben samengewerkt.”

Coen Veldhuis: “Het gaat om het product en het resultaat, maar ook om de weg er naar toe.”

Overweegt u ook een onderhoudsmanagementsysteem?

Wellicht draagt de implementatie van een onderhoudsmanagementsysteem ook bij u bij aan de verbetering van processen en stuurinformatie. Wilt u daar eens over van gedachten wisselen? Neem dan contact met ons op.