Configuratie assets Facility Management bij HHSK

Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) is een van de 21 waterschappen in Nederland. HHSK zorgt voor het waterbeheer in de regio tussen Rotterdam, Schoonhoven en Zoetermeer. Om te zorgen dat het water schoon is en niet te hoog of te laag staat worden veel assets ingezet. Deze assets worden beheerd in het onderhoudsbeheersysteem Ultimo. Ook de afdeling Facility Management gebruikt Ultimo voor het beheer van gebouwen en middelen. HHSK vroeg Pragma om te ondersteunen bij het realiseren van een juist configuratiebeheer van de assets van de afdeling Facility Management van HHSK.

De opdracht van HHSK

Het configuratiebeheer wordt bij in gebruik van name van een onderhoudsbeheersysteem vaak goed opgezet, maar het beheer ervan verwatert snel. Dat is jammer, want daardoor is de informatie uit het onderhoudsbeheersysteem niet meer compleet en actueel. Daarom vroeg HHSK Pragma om ondersteuning met als concrete opdracht: Zorg dat de assets van Facility Management juist, eenduidig en compleet zijn opgenomen in Ultimo. En borg het in de organisatie van HHSK, zodat zij het op orde kunnen houden.

De aanpak van Pragma

Pragma heeft de opdracht projectmatig aangepakt, kortom ‘eerst denken dan doen’, volgens onze visie op configuratiebeheer:

• Eerst is de ‘IST-situatie’ vergeleken met de gewenste situatie, de ‘SOLL-situatie’. De inrichting van Ultimo is bestudeerd en dit samen heeft geleid tot een eerste advies.
• Met behulp van Excel zijn de inventarisaties gestart en heeft Pragma de voortang gemonitord zodat alles wat relevant is in de configuratie ook werd geregistreerd.
• Het OBS Ultimo is ingericht om de nieuwe data te kunnen plaatsen en tevens makkelijk te ontsluiten en te beheren.
• Pragma heeft de upload van de data voorbereid, wat vervolgens door de applicatiebeheerder in de productieomgeving is gezet.
• Advies over het borgen van configuratiebeheer in de organisatie.
• Advies over hoe het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het planmatig onderhoud in Ultimo opgenomen kan worden.

Gebruikte tools en methodes

De Pragma-consultant heeft ruime ervaring met configuratiebeheer en met de werking van het onderhoudsbeheersysteem Ultimo. Hij heeft verschillende modellen ten behoeve configuratiebeheer van assetdecomposities aangereikt waarna samen met de klant keuzes zijn gemaakt. Daarnaast is er niet gestart met een leeg vel papier. Er is gebruik gemaakt van voorbeelden en best practices. De configuratie is afgestemd op de mogelijkheden van Ultimo, inclusief de daadwerkelijke inrichting. Ook zijn er uploadsheets beschikbaar gesteld. De Pragma-consultant heeft gezorgd voor goede beheersing van het project en heeft samen met de opdrachtgever van HHSK verantwoording genomen voor het project en het resultaat.

Waarom gekozen voor Pragma?

Rob de Ronde, adviseur huisvesting bij HHSK vertelt: “Pragma was al een bekende partij binnen ons waterschap. Zij zijn betrokken geweest bij het opzetten van assetmanagement en de implementatie van Ultimo bij onze primaire installaties. Toen ik de opdracht kreeg om ook voor de assets binnen Facility Management in regie te komen en hiervoor strategisch beleid op te stellen, heb ik Pragma gevraagd om ondersteuning.”

Behaalde resultaten

“Samen met Pragma hebben we de decompositie op orde gebracht in Ultimo. Daarmee hebben we een mooie mijlpaal bereikt. Daar ben ik trots op. Nu de basis op orde is, ziet iedereen het nut en de noodzaak om het op orde te houden en Ultimo te gebruiken. Dit is een belangrijke basis om in de komende vier jaar strategisch beleid op te stellen. Ons doel is om uiteindelijk minder te leunen op de aannemers die de assets onderhouden en zelf te zorgen voor meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s). We hebben hiervoor nu een belangrijke basis gelegd”, aldus Rob.

“Ik ben tevreden over het behaalde resultaat: de opbouw en invulling van de decompositie. Er is goed samengewerkt; Pragma is altijd bereikbaar en zeer behulpzaam.”

De samenwerking

Rob de Ronde is als opdrachtgever heel tevreden over de samenwerking met Pragma: “Samen met de gebouwenbeheerder van HHSK is de data op orde gebracht. In begrijpelijke taal werden we goed meegenomen in het traject en de keuzes die gemaakt moesten worden. Ik werd continu goed geïnformeerd en ben écht ontzorgd.”

Het vervolg

Met het afronden van dit project, is meteen het vervolg ingezet; het inrichten van het planmatig onderhoud. In dit project gaat Pragma met HHSK aan de slag om een MJOP op te stellen, inclusief raming. Daarnaast worden de onderhoudsactiviteiten beschreven en wordt er invulling gegeven aan de PO-modellen in Ultimo.

Ook aan de slag met configuratiebeheer?

Wilt u ook stappen maken in de configuratie van uw assets, zodat u data kunt verzamelen om daar informatie uit te halen? Neem dan contact met ons op.