Waterschap Hunze en Aa’s is verantwoordelijk voor voldoende en schoon water én de bescherming tegen water in het gebied Noordoost-Drenthe en Oost-Groningen. De assets om dit te realiseren worden door Waterschap Hunze en Aa’s beheerd en onderhouden. Het waterschap had de wens om het onderhoudsbeheersysteem (OBS) te vervangen voor een toekomstbestendig OBS met een sterke oplossing voor mobiel werken. Na een aanbesteding koos Waterschap Hunze en Aa’s voor de applicatie Infor EAM en de implementatie ervan door Pragma.

Betere functionaliteiten en mobiel werken

Om het onderhoudsteam te ondersteunen had Waterschap Hunze en Aa’s de wens om het OBS te vervangen door een OBS met betere functionaliteiten, efficiëntere inrichting, goede analyse mogelijkheden en een applicatie dat uit te breiden is. Daarnaast wenste het waterschap mobiel werken te introduceren zodat het onderhoud efficiënter kan worden uitgevoerd met een vereenvoudigde registratie door de 50 onderhoudsmedewerkers. Hunze en Aa’s zette hiervoor een aanbesteding op de markt die bestond uit twee fases: een eerste selectie van potentiële leveranciers en in de tweede fase een grondige selectie van het OBS, onder andere door middel van ‘users cases’ in een demo-omgeving. De combinatie Infor en Pragma heeft de aanbesteding gewonnen om in een periode van 15 jaar in 5 fases Infor te implementeren en door te ontwikkelen.

De uitdaging: implementatie in één jaar

Waterschap Hunze en Aa’s vroeg in de aanbesteding om in één jaar tijd het nieuwe OBS te implementeren, inclusief het optimaliseren van processen en werkwijzen voor mobiel werken en het trainen van 50 onderhoudsmedewerkers om met de applicatie te gaan werken. De applicatie moet geschikt zijn voor mogelijke overzetting naar de cloud. In de volgende fases van het project worden toekomstige eisen zoals lineaire assets en koppeling met GIS-systemen mogelijk geïmplementeerd.

Aanpak implementatie door Pragma

Infor leverde de software. De implementatie van de software en het projectmanagement werd door Pragma uitgevoerd. De aanpak van de implementatie bestond uit de volgende stappen:

• Installeren van de software ‘on-premise’, dus op de servers van Hunze en Aa’s zelf. Het waterschap wil later naar een SaaS-omgeving (cloud) overstappen;
• Technische voorbereidingen in de applicatie voor mobiel werken met de iPhone als mobile device;
• Verbeteren van de bestaande werkprocessen naar de ‘best pratices’ van het mobiele werken;
• Voorbereiden en testen van de dataconversie uit het bestaande OBS dat Hunze en Aa’s in gebruik had (17.000 assets);
• Opstellen van de trainingsplannen. Deze zijn gemaakt op het ‘nieuwe’ mobiele werken en specifiek voor de situatie van Hunze en Aa’s. Vervolgens zijn de 50 gebruikers in meerdere sessies getraind op de onderdelen die zij gebruiken;
• Inrichten van het applicatiebeheer;
• Leveren van twee maanden nazorg na livegang van de applicatie. Daarna is de applicatie overgedragen aan de beheerorganisatie van Hunze en Aa’s.

Het resultaat

Waterschap Hunze en Aa’s heeft nu een hoogwaardige en toekomstbestendige applicatie in gebruik. Door het mobiele werken wordt efficiency winst behaald. Door het structureel verzamelen van data verwacht het waterschap een beter inzicht in de data voor verdere optimalisatie van het onderhoud. Het plan is om in de tweede fase de volgende aspecten te implementeren: invulling geven aan meerjaren onderhoudsplanning (MJOP), werkvergunningen, koppelingen met andere applicaties en management-/benchmarkrapportages.

“Goede balans tussen tijd, geld en kwaliteit. Vaak zien we projecten op een of meerdere van deze thema’s uit de bocht vliegen. In dit project is dat niet het geval.”

De samenwerking

Inmiddels is Infor geïmplementeerd en werkt het onderhoudsteam met het nieuwe OBS. De implementatietraject is door de opdrachtgever Martin Timmer beoordeeld met een rapportcijfer 8. Pragma heeft daarmee de verwachtingen in de aanbesteding waargemaakt. Martin Timmer: “Er is een heleboel kennis opgedaan en het nieuwe OBS voldoet aan de hedendaagse wensen zoals mobiel werken. In de volgende fases richten we ons op het beter inzicht verkrijgen in onderhoud en kosten en de te maken slimme keuzes hierin.”

Overweegt u ook een OBS?

Is een onderhoudsbeheersysteem voor uw organisatie mogelijk ook van toegevoegde waarde? Als onafhankelijke experts ondersteunen wij u bij het opstellen van de businesscase, bij een pakketselectie volgens een Programma van Eisen en bij de implementatie van de software. Neem vrijblijvend contact met ons op, of stel uw vraag via Ask the Consultant. In een online afspraak met een van onze consultants kunt u alvast uw eerste vragen stellen.