Onderhoudsbeheersysteem bij Waterschap Rijn en IJssel

Waterschap Rijn en IJssel zocht een betrouwbare partner om haar visie en beleid op het gebied van onderhoud klaar te stomen voor de toekomst en vond deze in Pragma. Het project ‘Geregeld onderhoud’ was geboren. Hiervoor was het zaak dat een onderhoudsbeheerssysteem (OBS) werd geselecteerd dat voor deze organisatie en doel geschikt was, zodanig dat het systeem op alle locaties op uniforme wijze kon worden invoeren.

OBS maakt onderhoudskosten inzichtelijk

Met behulp van het onderhoudsbeheersysteem kan Waterschap Rijn en IJssel haar onderhoudskosten transparant en inzichtelijk maken, zodat men zich kan verantwoorden naar haar burgers toe. In geval van Waterschap Rijn en IJssel was het daarnaast ook van belang om kennis binnen de organisatie te borgen. Een ander doel was om ruim 5% te besparen op de jaarlijkse onderhoudskosten. Met maar liefst 14 rioolwaterzuiveringsinstallaties, 105 rioolgemalen, 600 stuwen en 25 poldergemalen in beheer, en maaimaterieel en kranen, gaat het over investeringen variërend van enkele duizenden tot miljoenen euro’s. Met het onderhoud van al deze technische installaties zijn jaarlijks nog eens miljoenen euro’s gemoeid. Om onderhoud op basis van risicoanalyse voor alle units op uniforme wijze in te voeren en de resultaten centraal te kunnen registreren en analyseren is een verandering van denk- en werkwijze nodig waarbij een groot deel van de organisatie betrokken is.

Selectie onderhoudsbeheersysteem

Bij het selecteren van een geschikt onderhoudsbeheersysteem is het zaak dat we voldoende afweten van de toepassingsmogelijkheden van de verschillende systemen (o.a. Maximo, Infor, Ultimo) maar alleen als dit relevant is voor wat speelt binnen de organisatie waarbinnen we het systeem invoeren. Het blijkt in de praktijk voor ontwikkelaars en gebruikers vaak lastig de technische kloof tussen die twee werelden te dichten. Pragma kan hierbij de verbindende schakel zijn, met kennis van beide werelden.

Invoering onderhoudsbeheersysteem

Pragma startte met het schrijven van het projectplan en stelde samen met Waterschap Rijn en IJssel een aantal werkgroepen samen voor het in kaart brengen van alle werkprocessen, het opstellen van onderhoudsconcepten en het selecteren en invoeren van het onderhoudsbeheersysteem. Afhankelijk van het onderwerp bestond de kern van elke werkgroep uit 5 à 10 mensen van de eigen organisatie en 1 à 2 deelnemers van Pragma. Bij de invoering van het onderhoudsbeheersysteem stond de mens binnen de organisatie centraal. Naast een basistraining werden de gebruikers, waar nodig, individueel bezocht voor aanvullende trainingen. Pragma gaf vervolgens ondersteuning bij het tot stand brengen van de helpdesk, het applicatiebeheer en de maintenance engineering support.

Rapportages uit het onderhoudsbeheersysteem

De verschillende units hebben inmiddels een ingericht onderhoudsbeheersysteem, afgestemd op hun specifieke gebruik. We respecteren de individuele verschillen tussen de gebruikersgroepen, maar de resultaten zijn toch in een uniforme lijn voor de gehele organisatie. Door het toepassen en op maat maken van de juiste rapportages verkrijgt men op strategisch, tactisch, en operationeel niveau inzicht in de besturing van het onderhoud. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de mogelijkheid om op termijn de meerjarenbegroting met één druk op de knop te actualiseren.

Projectleider Rijn en IJssel over Pragma

Intern projectleider Marcel Bleumer vertelt: ‘De medewerkers van Pragma hebben van onderhoudsmanagement hun vak gemaakt. Voor het project ‘Geregeld onderhoud’ is in overleg een enthousiast team van medewerkers samengesteld die qua houding en gedrag passen binnen de waterschapscultuur. Dit is belangrijk om het doorvoeren van gestructureerd onderhoudsmanagement tot een succes te maken. Pragma stemt haar ondersteunende activiteiten af op de aanwezige kennis, ervaring en vaardigheden van de waterschapsmedewerkers. Belangrijk hierbij is dat het project door de waterschapsmedewerkers wordt gezien als een (eigen) project van het waterschap. Pragma weet dit gevoel uitstekend over te brengen en wijst het waterschap waar nodig op de faal-/succesfactoren tijdens het doorvoeren van planmatig onderhoud. Succesfactoren zijn dat de Pragma-consultants zich naast de waterschapsmedewerkers plaatsen en dat het project volgens planning verloopt.’

Pragma stemt haar ondersteunende activiteiten af op de aanwezige kennis, ervaring en vaardigheden van de waterschapsmedewerkers.

Draagvlak creëren

De Pragma-consultant heeft de interne communicatie tijdens het project als erg bijzonder ervaren. ‘De interne projectleider vormde een ijzersterke schakel tussen de werkgroepen en de achterban. Draagvlak creëren kost tijd. Wij stellen onszelf als taak alle keuzemomenten waarvoor een organisatie in dit soort trajecten komt te staan, vroegtijdig en duidelijk in kaart te brengen. Als alle betrokkenen dan afzonderlijk gemotiveerd zijn om samen ook echt voor het meest optimale eindresultaat te gaan, dan doen we ons werk in mijn ogen goed. De klant heeft pas iets aan een plan, als het reëel is, helder en daadwerkelijk kan worden uitgevoerd.’

Waarom Pragma?

Waterschap Rijn en IJssel zocht een betrouwbare partner om haar visie en beleid op het gebied van onderhoud klaar te stomen voor de toekomst. In Pragma vond zij deze partner.

Informatie

Wilt u meer weten over het selecteren en invoeren van onderhoudsbeheersystemen of over en assetmanagement? Neemt u dan contact met ons op.