Binnen gemeente Gooise Meren houdt de afdeling BORG (Beheer Openbare Ruimte en Gebouwen) zich bezig met het beheer van de assets in de openbare ruimte. De gemeente vroeg Pragma om ondersteuning bij het integreren van de principes van assetmanagement in de bedrijfsvoering, zodat de Planning & Control cyclus soepel verloopt en de afdeling snel en beargumenteerd advies kan uitbrengen aan het college en de gemeenteraad.

Over gemeente Gooise Meren

Gooise Meren is een middelgrote gemeente in de regio Gooi en Vechtstreek met circa 60.000 inwoners. De gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van de openbare ruimte binnen de kernen Naarden, Bussum, Muiden en Muiderberg met assets als wegen, speeltoestellen, groen, kunstwerken, riool, waterlopen, openbare verlichtingen, verkeersregelinstallaties en gebouwen. Assetmanagement is als thema benoemd tijdens de fusie van de drie gemeentes in 2016. Er zijn assetmanagers aangesteld die de Openbare Ruimte beheren. Het IPM-team (Integraal Project Management) is belast met de vervangingsopgave en nieuwe ontwikkelingen. Pragma-consultant Mark van Diepen ondersteunde de afdeling BORG met het toepassen van de assetmanagementprincipes op drie niveaus.

Van Assetmanager Groen, Sport en Spelen

Mark van Diepen startte in eerste instantie in de rol van Assetmanager Groen, Sport en Spelen. In die rol stuurde hij een team van werkvoorbereiders en toezichthouders aan die belast zijn met het dagelijks onderhoud van de groenvoorzieningen, sportterreinen en speellocaties. Mark van Diepen vertelt: “Ik heb vooral ingezet op het verkrijgen van helderheid in kerntaken, financiën en de meerjaren onderhoudsopgave. Dit om als gemeente grip te krijgen op de dagelijkse werkzaamheden. Er is prioritering aangebracht in het werk en de taken, rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen zijn duidelijk belegd.”

Via Gebiedsmanager Openbare Ruimte

In het afdelingsplan BORG is de visie uitgesproken om gebiedsgericht te gaan werken. Mark is gevraagd om tijdelijk de nieuwe rol als Gebiedsmanager te vervullen binnen de afdeling. In deze rol had hij de taak om integraal inzicht te krijgen in de financiële en technische onderhoudsopgave van de gehele openbare ruimte van de gemeente. Tegelijkertijd kwam er van de gemeenteraad voor de afdeling BORG de bestuursopdracht om binnen anderhalf jaar up-to-date beheerplannen te overleggen. In samenwerking met de afdeling en de verantwoordelijke wethouders, heeft Mark als projectleider het project begeleid. Van scopebepaling tot en met het proces van vaststelling van de beheerplannen in de gemeenteraad. Het daadwerkelijk opstellen van de beheerplannen is als opdracht aan de markt aanbesteed.

Externe experts hebben, samen met de vakinhoudelijke medewerkers van de gemeente, twaalf beheerplannen opgeleverd in anderhalf jaar tijd. “Met de beheerplannen is een basis gelegd voor risicomanagement. De gemeentelijke doelstellingen zijn vertaald vanuit de Line of Sight naar onderhoudsopgaven, de stakeholders zoals burgers en bedrijven zijn in kaart gebracht en de financiële onderhoudsopgaven zijn met verschillende scenariokeuzes voor de gemeenteraad uitgewerkt. De opgave is per discipline vertaald naar concrete maatregelen en bijbehorende prestatie indicatoren. Een mooie prestatie”, aldus Mark.

Naar Afdelingsmanager Openbare Ruimte

Met het aanstellen van een nieuw afdelingshoofd en de koerswijziging om de assetmanagers een centrale positie te geven binnen de afdeling BORG, kwam de rol van gebiedsmanager te vervallen. Vervolgens heeft Mark als interim afdelingsmanager de afdeling Openbare Ruimte aangestuurd, met focus op de teams assetmanagement en Integraal Project Management (IPM). In deze hoedanigheid heeft hij verbetertrajecten opgezet voor het opstellen van jaarplannen om grip te krijgen op alle activiteiten van de assetmanagementorganisatie. Onderdeel was ook het uitdragen van de activiteiten door middel van gerichte communicatie aan stakeholders. Met de rubriek ‘Op pad met…’ wordt inmiddels regelmatig inzichtelijk gemaakt wat de gemeente doet voor burgers en bedrijven. Vanuit het thema assetmanagement zijn er met assetmanagers diverse heidagen georganiseerd om kennis te delen over assetmanagement binnen de afdeling. Ook is er met de assetmanagers gewerkt aan een uniforme standaard bij het aanleggen van assets in de openbare ruimte. In het Handboek Inrichting Openbare Ruimte zijn de eisen voor de assets vastgelegd als basis voor het opstarten van nieuwbouw, vervangings- en herstructureringsprojecten door projectontwikkelaars en aannemers.

Mark heeft zich ingezet om de taken en rolverdeling tussen assetmanagement en IPM te versterken en afdeling overstijgend te positioneren. Mark vertelt: “Hoe organiseer je opdrachtgever- en opdrachtnemerschap binnen de organisatie? Daar moet je het onderling over eens zijn.” Daarnaast is er gewerkt aan het borgen van de werkprocessen binnen de afdeling, zoals het proces voor het in beheer nemen van projectgebieden, zoals de nieuwe woonwijk ‘De Krijgman’. Daarnaast om de processen rondom de beheerplannen af te stemmen op de Planning & Control cyclus van de gemeente. De assetmanagers zijn hierdoor beter in staat om tijdig meerjarige budgetten aan te vragen en te zorgen voor heldere voortgangsrapportages die inzicht geven in het behalen van de gemeentelijke doelen.

Behaalde resultaten

De focus op assetmanagement heeft gemeente Gooise Meren de volgende resultaten opgeleverd:

• De gemeente is in controle over het proces voor het aanvragen en beheersen van budgetten;
• Men kijkt en denkt vooruit. Wat ga je doen? Hoe zet je mensen en middelen op een efficiënte manier in? Dit wordt ondersteund met een jaarplanning;
• De bewustwording om te sturen op waarden is vergroot binnen de afdeling. Men probeert balans te vinden in de prestaties, risico’s en kosten van assets;
• De opgaves vanuit het management en bestuur zijn inzichtelijk en hierop wordt periodiek gerapporteerd.

Gerard Rill was als opdrachtgever betrokken bij de ontwikkeling van assetmanagement. Hij vult aan: “We hebben als afdeling BORG een grote stap naar professionalisering gezet. Er is meer controle en er is een Plan en Control Cyclus opgezet om deze controle verder te verbeteren en te onderhouden. Dat betekent dat we de Raad minder met verrassingen hoeven te confronteren en onze assetmanagers beter voorbereid en gefocust zijn op hun taak.”

Ook aan de slag met assetmanagement?

Wilt u in uw organisatie ook stappen zetten met assetmanagement? Wij ondersteunen u graag met bijvoorbeeld een maturity scan, implementatie van ISO 55000, risicogestuurd wegbeheer of implementatie van een beheermanagementsysteem. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.