Van informatievraagstuk naar selectie en implementatie van OBS bij VBI

VBI is een innovatieve producent van prefab vloersystemen en maakt onderdeel uit van Consolis. Op vier productielocaties in Nederland worden kanaalplaatvloeren geproduceerd. Om de capaciteit van de productielijnen zo goed mogelijk te benutten wilde VBI het onderhoud aan de assets beter stroomlijnen. Pragma kreeg de opdracht om het informatievraagstuk rondom assets te analyseren en hiervoor aanbevelingen te doen. Op basis van de uitkomsten ondersteunde Pragma bij de pakketselectie van een passend onderhoudsbeheersysteem (OBS) én is de software geïmplementeerd door Pragma. Het resultaat is een goed ingericht en werkend onderhoudsbeheersysteem wat op VBI is afgestemd, met actuele data en eenduidige werkprocessen voor de vier vestigingen. Daarnaast heeft het project de vier maintenance afdelingen dichter bij elkaar gebracht.

Analyse van assetinformatiemanagement

Pragma-consultant en projectleider Danny Hendrickx startte met een IST-, SOLL- en GAP-analyse van de informatievoorziening van de Technische Diensten van de vier vestigingen. Danny vertelt: “Alle vier de vestigingen hebben een eigen dynamiek en werkten veelal los van elkaar. Ik constateerde een versnippering en diversiteit aan data, werkprocessen en prestatiemetingen in de applicaties bij de Technische Diensten. Er waren dus verschillende versies van de waarheid in omloop. Een concreet voorbeeld was het assetregister. Dat was vastgelegd op verschillende plekken in verschillende systemen.”

Onvoldoende standaardisatie en integraliteit was een van de conclusies. Daarom adviseerde Danny het management van VBI een ‘Enterprise Asset Management Systeem’ (EAM-systeem) aan te kopen en de organisatie hierop in te richten. Hierdoor worden de geconstateerde knelpunten in de analyse opgelost.

Selectie van het juiste OBS

Na een succesvolle analyse, rapportage en presentatie van de bevindingen en aanbevelingen kreeg Pragma de vervolgopdracht om VBI te ondersteunen bij de selectie van het juiste OBS. “Het is belangrijk om alle wensen en eisen aan een systeem in kaart te hebben. Wat moet de software kunnen, nu en in de toekomst? Het is belangrijk om daar vooraf goed over na te denken om te voorkomen dat je later tegen de beperkingen van een systeem aanloopt”, aldus Danny. Op basis van een Programma van Eisen werden leveranciers van softwarepakketten uitgenodigd een offerte uit te brengen en hun systeem te demonstreren aan de hand van eenduidige user cases. Hierdoor waren de offertes en pakketten goed met elkaar te vergelijken. Op basis hiervan koos VBI voor Ultimo als best passende softwarepakket en vond in Pragma de implementatiepartner.

Complexe implementatie van het OBS

Pragma implementeerde Ultimo inclusief de veranderopgave bij VBI en werkte samen met Ultimo  voor de software-inrichting. Het doorvoeren van standaardisatie en integraliteit maakte het project complex. Danny vertelt: “We presenteerden eerst een Plan van Aanpak hoe we Ultimo wilden implementeren bij de vier vestigingen met een integrale en uniforme decompositie, werkprocessen, periodiek onderhoud en systeeminrichting. Na akkoord op het Plan van Aanpak werd de projectorganisatiestructuur vastgelegd en werden er per vestiging key-users aangewezen. De veranderopgave bestond uit het meenemen van de 130 Ultimo-gebruikers in een nieuwe en uniforme manier van werken en een transparante Technische Dienst met nieuwe rollen en functies.”

De key-users werkten in deze fase van het project samen met de Pragma-consultants Danny Hendrickx en Frank Koot aan de implementatie. Voor er gestart kon worden met de inrichting van Ultimo, werden er afspraken gemaakt over de decomposities. Hiervoor stelde Pragma samen met de key-users een decompositiekader op. Frank vertelt: “Dit document geeft de kaders voor (het opstellen van) de decomposities. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen en vastleggen van de benamingen van machines en de bijbehorende codering, de diepgang van de decomposities, de inzet van wisseldelen en de randvoorwaarden voor het groeperen of uitsplitsen van machinedelen.”

Ook stelde het team een periodiek onderhoudskader op. Hierin staan de kaders voor het opstellen van het periodiek onderhoud. Voor de machines die op meerdere vestigingen voorkomen zijn generieke onderhoudsplannen op tijd of meterstand opgesteld, inclusief inspectieregels.

Het administratief beheer van de decompositie en de onderhoudsplannen is belegd bij de key-users van de vestigingen. Zij controleren voorafgaand aan de invoering van de gegevens of de data voldoet aan het decompositiekader en/of het periodiek onderhoudskader. Op deze manier is de uniformiteit binnen de hele organisatie geborgd.

Alle kaders, werkprocessen, onderhoudsplannen en mijlpalen zijn tussentijds beoordeeld en goedgekeurd door de maintenance managers van de vier vestigingen van VBI.

Mobiel werken

Een van de eisen van VBI voor het werken met een onderhoudsbeheersysteem was de mogelijkheid voor mobiel werken. Om hieraan te voldoen is de app ‘Ultimo GO’ ingericht. Hierin kunnen storingen en aanvragen mobiel worden gemeld en afgehandeld. Ook de inspectieregels kunnen met Ultimo GO worden afgehandeld.

In geval van een storing maakt de teamleider van de productie een werkorder aan op een mobile device. Dit kost slechts één minuut werk. Na reparatie handelt de monteur de werkorder af via zijn mobile device. Dit duurt eveneens één minuut. Daarnaast kan een monteur via Ultimo GO gegevens raadplegen, zoals bijvoorbeeld een serienummer.

Met het gebruik van Ultimo GO wordt de administratieve last voor de productiemedewerkers en monteurs tot een minimum beperkt. Hierdoor worden de handelingen voor het registreren van alle storingen en aanvragen snel geaccepteerd door de medewerkers. Hierdoor is er continu realtime inzicht is in welke storingen en aanvragen er zijn binnen de fabriek.

Gefaseerde uitrol

Ultimo is per vestiging geïmplementeerd en geëvalueerd, zodat er na elke implementatie nog kleine verbeteringen konden worden doorgevoerd. Eén week voor de livegang van een vestiging zijn de betrokken medewerkers getraind in het gebruik van Ultimo in de VBI-omgeving en met werkelijke data. Frank verzorgde de gebruikerstrainingen. “Hierbij werd ik ondersteund door de key-users van VBI. Zij zorgden de eerste dagen na de livegang voor intensieve ondersteuning van de gebruikers, monitoren het gebruik van de applicatie en of de gegevens correct worden ingevoerd. Een goede samenwerking met de key-users is onmisbaar in het slagen van het project.”

Martin Renkema, key-user VBI: “Een mooi project om aan te werken met collega’s van de verschillende VBI productievestigingen. Ik heb de begeleiding van de consultants van Pragma als positief ervaren! Danny en Frank hebben ons goed begeleid om de datastructuur op te zetten en de werkprocessen in kaart te brengen. Ultimo is inmiddels op alle productievestigingen in gebruik genomen. We hebben nu een goed overzicht van de storingen per machine. Het verbeteren van preventief onderhoud wordt stap voor stap opgestart.”

Pragma en VBI hebben samen de beheerorganisatiestructuur voor Ultimo opgezet en ingebed in de organisatie. Pragma verzorgt het applicatiebeheer van Ultimo voor VBI. Hierdoor is er periodiek overleg met key-users en maintenance managers.

Behaalde resultaten en toekomst

Het resultaat is een onderhoudsbeheersysteem wat volledig is ingericht op basis van de wensen en eisen van VBI met eenduidige werkprocessen. De beheerorganisatie rondom Ultimo is ingericht, waardoor de samenwerking tussen de vier vestigingen blijft bestaan. De 130 gebruikers zijn getraind in het gebruik van Ultimo en kunnen terecht bij de key users voor vragen.

Claudio Maroni, projectleider namens VBI vertelt: “De betrokkenen van VBI hebben heel goed samengewerkt met Pragma-consultants Danny en Frank. Ze hebben allebei een hands-on instelling en schakelen snel. De implementatie van Ultimo geeft ons een dagelijks inzicht in wat er gebeurt. Geen losse lijstje meer en we werken volgens vaste processen. We hebben inzicht in de workload van de onderhoudsmedewerkers en de benodigde technici. Ook hebben we een reëler beeld van de stilstand en kunnen we investeringskeuzes beter onderbouwen. Dit alles moet uiteindelijk leiden tot minder ongeplande stilstand van de productie.”

Naast een succesvolle implementatie van Ultimo op de vier productielocaties heeft dit project meer positieve ontwikkelingen binnen VBI teweeggebracht. Doordat onder andere de werkprocessen, data en systeeminrichting geüniformeerd werden, zorgde het project dat medewerkers van de vier locaties intensiever met elkaar moesten samenwerken. Deze samenwerking is inmiddels formeel geborgd in de organisatie. Zo werken de maintenance managers, key-users en de werkvoorbereiders goed samen en stemmen zij onderlinge keuzes met elkaar af. ”We weten elkaar makkelijker te vinden, overleggen, benchmarken en nemen samen beslissingen”, aldus Claudio.

Claudio Maroni, projectleider VBI: “De vier vestigingen werken nu beter met elkaar samen. We hebben geen losse lijstjes meer, werken volgens vaste processen en hebben inzicht. Dit moet leiden tot minder ongeplande stilstand.”

VBI wil het gebruik van Ultimo uitbreiden. Op de roadmap staat de komende periode de implementatie van de module voorraadbeheer en inkoop. Parallel hieraan is het inrichten en in gebruik nemen van PowerBi een mogelijke volgende stap, zodat uit alle data waardevolle informatie gehaald kan worden. Claudio vertelt: “Voor de doorontwikkeling van Ultimo volgens de roadmap laten wij ons adviseren over de best passende oplossing in Ultimo en de bijbehorende werkprocessen voor VBI. Op basis hiervan kijken we wat er al beschikbaar is per vestiging en hoe we het uniform kunnen inrichten voor de vier vestigingen.”

Meer weten over onderhoudsbeheersystemen?

Wilt u weten of een onderhoudsbeheersysteem voor uw organisatie interessant is? Of weet u niet waar te beginnen bij de keuze voor het best passende systeem? Neem dan contact met ons op.