Selectie onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Assetmanagement en de beheer- en onderhoudsprocessen rondom assets vragen om een onderhoudsbeheersysteem (OBS), ook wel onderhoudsmanagementsysteem (OMS), BMS of EAM genoemd. Hiermee worden gegevens geregistreerd, werkprocessen ondersteund en worden gegevens ontsloten voor sturing en optimalisatie. Een onderhoudsbeheersysteem is één applicatie met vele mogelijkheden. Het systeem is er voor zowel het management, als voor de maintenance engineer en de storingsmonteur. Pragma kan u ondersteunen bij de selectie van een onderhoudsbeheersysteem, zodat u het systeem krijgt dat het beste bij uw organisatie past.
Selectie onderhoudsbeheersysteem
Er zijn vele onderhoudsbeheersystemen op de markt, zoals Infor EAM, SAP, Maximo, On Key en Ultimo. Al deze systemen hebben voordelen en nadelen. Welke het beste bij u past, is onderdeel van een selectietraject. Daar ondersteunen wij u graag bij. Tijdens het selectieproces wordt er op basis van een systematische aanpak gewerkt vanuit een longlist naar een shortlist. Met behulp van een demo met ‘proof of concept’ laten we de top 3 hun belofte bewijzen. Hierbij is er veel aandacht voor de gebruiker, omdat die er immers mee aan de slag moet. Na technische en commerciële afwegingen, volgt een advies.
De ervaring van de Pragma-consultants levert direct inkoop-voordeel op.
Waarom aandacht voor een goede selectie
Het belangrijkste motief voor organisaties om een selectie goed te doen, is:
- Het gaat niet om een applicatie alleen, het gaat om het beantwoorden van een informatievraagstuk en om het ondersteunen van het werk van uw mensen; nu en in de toekomst.
- Software-applicaties kunnen en beloven alles. Om te achterhalen wat zij werkelijk waarmaken, is ervaring een must.
- Alleen een applicatie kopen is niet voldoende, het gaat ook om de implementatie.
Visie op onderhoudsbeheersystemen
De visie van Pragma is om vanuit de business te starten met de selectie van een onderhoudsbeheersysteem. Het gaat immers om een informatievraagstuk. Wat wil de organisatie bereiken nu en in de toekomst met haar assets? Welke informatie is daarvoor nodig? Welke data zijn beschikbaar en welke werkprocessen kunnen dit ondersteunen? Door eerst te zorgen voor een gedeeld beeld, te weten waar men nu staat en waar men heen wil, kan later een gerichte keuze gemaakt worden.
Implementatie onderhoudsbeheersysteem
Na de selectie komt de implementatie van het onderhoudsbeheersysteem. Hier gaat het enerzijds om te zorgen dat het softwaresysteem ingericht wordt en gevuld wordt met uw gegevens, en anderzijds dat uw mensen met het onderhoudsbeheersysteem kunnen werken, hun gegevens er in kunnen zetten en informatie er uit kunnen halen. Een goed ingericht onderhoudsbeheersysteem volgt de gewenste werkwijze van de organisatie en motiveert mensen het toe te passen. Dit dient als einddoel voor ogen te worden gehouden en bepaalt mede de keuzen. Aandacht hiervoor is essentieel.
Eén onderhoudsbeheersysteem voor alle assetsoorten, kan dat?
Een onderhoudsbeheersysteem is toepasbaar op alle assetsoorten, van technische assets tot groene assets, zoals gebouwen en waterkeringen. Veel organisaties hebben voor de verschillende assets verschillende applicaties. Echter moderne onderhoudsbeheersystemen zijn flexibel en kunnen ook omgaan met lineaire assets en geo-informatie. Er wordt steeds meer gekozen voor één softwaresysteem. Dit zorgt voor lagere beheerkosten en de mogelijkheid om mensen multidisciplinair in te zetten, bijvoorbeeld met één mobiele-app het veld in. Dit vraagt om bij de selectie breder te kijken dan het eigen domein.
Hoe gaat Pragma te werk bij selectie?
We starten met de informatievraag. Daaruit volgt een programma van eisen, met aspecten als het applicatielandschap, IT-omgeving (cloud, security), leverancierseisen, functionaliteiten en gebruikerswensen en gebruikerseisen zoals gebruiksvriendelijkheid. Hierbij worden bijvoorbeeld use-cases ingezet en een evaluatie-tool. Vanuit een longlist wordt er snel gewerkt naar een shortlist. De Nederlandse markt heeft een beperkt aantal key-spelers waardoor het onnodig en niet effectief is veel applicaties de revue te laten passeren. Belangrijk hierbij vinden wij wel om de leverancier met een ‘Proof of Concept’ zijn oplossing te laten bewijzen. Niet alleen met een presentatie, maar met echte data in het systeem. Zo kunnen we ‘live’ zien of het werkt.
Naast deze technische functionele eisen wordt er ook naar de commerciële kant gekeken. Bijvoorbeeld ‘On premisse of Cloud’, wat betekent dat voor de integrale kosten over een langere periode wordt gekeken. Implementatiekosten bedragen vaak twee- tot driemaal de kosten van de applicatie. Door daar met ervaringscijfers aan te rekenen, krijgt u ook hier een goed beeld.
Kostenvoordeel en acceptatie als resultaat
Het resultaat is meer dan een advies van een applicatie; het is het fundament onder de uit te voeren implementatie. Niet alleen in technisch en functioneel opzicht, maar ook als basis voor acceptatie van het systeem bij de implementatie. Ieder mens heeft immers zijn of haar eigen voorkeuren. Maar een gewogen beslissing waar men zelf bij was, zal draagvlak geven voor het nieuwe onderhoudsbeheersysteem. De advieskosten voor de selectie en de uren die de medewerkers van uw organisatie eraan besteden, wordt meestal ruimschoots terugverdiend door verbeterde onderbouwde inkooptraject.
Meer informatie
Neem contact met ons op als u meer informatie wenst over de selectie van onderhoudsbeheersystemen.
