Massmart is een grote Zuid-Afrikaanse groothandel- en winkelketen en onderdeel van Walmart. Massmart won onlangs de Zuid-Afrikaanse SAFMA Award for Technology 2021. Deze prestigieuze prijs ontving de organisatie met voor de digitalisering van de assetmanagement- en facilitymanagementprocessen. Dit leverde een efficiency verbetering op van 25% voor de 400 vestigingen van Massmart in Zuid-Afrika.
Massmart koos voor het onderhoudsbeheersysteem van Pragma On Key om het facility- en assetmanagement naar een hoger niveau te tillen. Daarvoor werden de assets in de 400 vestigingen geïnventariseerd, getagd en gekoppeld met On Key. Deze aanpak leverde Massmart in 2020 het SAAMA Award op.
Het optimaliseren van de processen en de implementatie van On Key resulteerde in een efficiency verbetering van 25%. Dit is een aanzienlijke tijdswinst voor operationeel medewerkers en winkelmanagers verspreid over 400 winkels met een diversiteit aan assets.
Colin Garton, General Manager Facilities Management bij Massmart: “Het doel was om een enterprise assetmanagemementsysteem (ofwel onderhoudsbeheersysteem) te implementeren dat ons een totaaloverzicht geeft van faciliteiten, assets en onderhoud van 400 winkels in Zuid-Afrika. Het systeem helpt ons het onderhoud te managen en geeft ons inzicht in de onderhoudshistorie.”
Door de inzet en optimalisatie van diverse assetmanagementprocessen, kon Massmart kostenbesparing realiseren. Daarnaast werden de werkprocessen geoptimaliseerd. Een aantal bijkomende voordelen voor Massmart:
- De mogelijkheid om een voorkeurs aannemer te selecteren op basis van winkellocatie, assetsoort en dienst;
- Kosten worden automatisch ingeschat op basis van historische uitgaven;
- Vermindering van de administratieve last doordat aannemers de facturen uploaden op de werkorders en de Operationeel Manager binnen On Key de facturen kan goedkeuren met de ‘Approval-app’ op een mobile device;
- Door de koppeling met SAP is de financiële administratie verminderd en de nauwkeurigheid verhoogd;
- Massmart kan nu één geconsolideerde factuur betalen voor al het werk dat in een bepaalde periode is uitgevoerd, per aannemer of per regio;
- Het dashboard vermindert het handmatig onderhouden van rapporten. Het wordt ook gebruikt om de prestaties van aannemers te beheren en te verbeteren. De kosten kunnen beter worden beheerd door duidelijk inzicht in het budget ten opzichte van de daadwerkelijke uitgaven.
Thabelo Mbambale, project engineer bij Pragma Zuid-Afrika: “Een van de doelstellingen van het project was om de juiste informatie beschikbaar te maken zodat er weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen ten aanzien van risico’s, kosten en klantervaring. De facilitaire ondersteuning is gecentraliseerd en wordt georganiseerd door één team en vanuit één systeem. Dit maakt het mogelijk om continu te werken aan de verbetering van de processen en systemen.”
Behaalde resultaten voor Massmart
Het complete project bestond uit verschillende onderdelen om te zorgen dat het onderhoudsbeheersysteem On Key correct werd ingericht ter ondersteuning van de Massmart-organisatie. Naast de implementatie van On Key zijn de volgende resultaten behaald:
- Het opbouwen van het assetregister inclusief tagging. Massmart heeft zelf gezorgd voor het taggen van de assets met behulp van de mobiele app van Pragma;
- Opzetten van Massmart’s facilitaire callcenter: De winkels stellen de onderhoudsvragen aan het callcenter, waarna er een werkorder wordt aangemaakt. Daarnaast beantwoorden ze vragen van onder andere leveranciers. Momenteel beheert het callcenter gemiddeld 250 werkbonnen per dag;
- Gestroomlijnd werkorderproces: Pragma en Massmart hebben samen het werkorderproces geanalyseerd en verbeterd. Door interfaces en applicaties te integreren en het proces te automatiseren, is het werkorderproces vereenvoudigd en verkort;
- Kostenbeheersing: er zijn kostenbesparende mogelijkheden geïnventariseerd en geanalyseerd. Er werden ‘best practices’ geïmplementeerd om kostenbesparingen te realiseren. Denk hierbij aan Service Level Agreements, het structureren van de tarieven van leveranciers, het combineren van niet-urgent werk met urgent werk en het verminderen van storingen met preventief onderhoud;
- Koppeling met SAP: de administratieve last is verminderd door de koppeling van On Key met SAP;
- Definiëren en ontwikkelen van dynamische rapporten (On Key Insights Business Intelligence-tool): de informatie stelt Massmart in staat om de kosten van assets te bewaken en continu op zoek te gaan naar mogelijkheden voor besparing.
“Massmart heeft duidelijke KPI’s voor assetmanagement gedefinieerd met daarin ambitieuze doelstellingen. Het hele team stuurt op de KPI’s. Dat is een van de belangrijkste succesfactoren voor het behalen van de doelstellingen binnen dit project”, aldus Kribban Coopoosamy, Senior Executive bij Pragma Zuid-Afrika.
Over Massmart
Massmart is onderdeel van het wereldwijde Walmart en bestaat uit twee business units: Massmart Wholesale (groothandel) en Massmart Retail (detailhandel). Zij verkopen voornamelijk merk consumptiegoederen en richten zich op optimale dienstverlening en het leveren van de laagste prijs. Het bedrijfsmodel is gericht op een hoge verkoopdichtheid, schaalvoordelen voor inkoop en kostenefficiëntie. Massmart heeft 443 locaties in 14 landen. https://www.massmart.co.za/
Over On Key Connected Asset Management Suite
Omdat een onderhoudsbeheersysteem een cruciaal onderdeel is van asset- en onderhoudsmanagement, heeft Pragma On Key ontwikkeld; een Connected Asset Management Suite. De suite herdefinieert de traditionele lijnen van bedrijfssoftware in assetmanagement. Het geeft klanten een geïntegreerde, passende oplossing, in tegenstelling tot een generieke set aan functionaliteiten. On Key Connected Asset Management is een speciaal ontworpen platform met een onderhoudsbeheersysteem als kern. Maakt u geen gebruik van On Key als onderhoudsbeheersysteem? Geen probleem. Elk gangbaar onderhoudsbeheersysteem kan fungeren als kern van het On Key Connected Asset Management Suite. On Key is geschikt voor alle soorten organisaties en voor alle assetsoorten. Het ondersteunt alle assetmanagementprocessen en kan worden uitgebreid met koppelingen met diverse platformen. Pragma biedt hiermee klanten een complete en integrale assetmanagementoplossing met naast software ook training, consultingdiensten en specifieke assetmanagementkennis.
Over SAFMA
SAFMA staat voor South African Facilities Management Association. Het is opgericht in 1997 en is toonaangevend binnen de South African Facilities Management Community. SAFMA ziet facility management als motor voor duurzame bedrijfsprestaties, productieve werkplekken en optimale bedrijfsondersteunende diensten. SAFMA reikt jaarlijks awards uit voor onder andere technologie implementatie, facilitair manager van het jaar en aankomend facilitair talent. https://www.safma.co.za/
Lees het originele nieuwsbericht in het Engels.
Ook uw assetmanagement verbeteren en digitaliseren?
Pragma heeft veel ervaring met het inrichten, verbeteren en digitaliseren (APM/EAM, IoT, AI) van assetmanagementprocessen. Dit kan eenmalig, maar ook op continue basis waarbij u wordt ontzorgd en kan focussen op de core business van uw organisatie. Bent u benieuwd wat het u kan opleveren of weet u niet waar te beginnen? Neem contact met ons op voor vrijblijvend gesprek.