Visie op waarde en lange termijn investeringen

Assets zijn fysieke bedrijfsmiddelen zoals gebouwen, auto’s, koffiemachines, airco’s en laptops. Het zijn allemaal bedrijfsmiddelen die we dagelijks gebruiken. Ze doen het, ze vervullen een functie en dat vinden we normaal. Als de assets stuk gaan ondervinden we hinder.

We zijn gehecht aan werkende assets

Pas als er een defect is, zoals een lekkend dak, een laptop die niet opstart, of het koffieapparaat wat het heeft begeven, dan merken we wat de functie is van de asset. En weten we welke waarde we eraan toekennen. Vaak is dat meer dan de functionele waarde. Een gedegen kantoorgebouw biedt bijvoorbeeld bescherming en zorgt voor een prettig werkklimaat. Maar het draagt ook bij aan het creëren van een prettige cultuur en sfeer binnen de organisatie. Naast de functionele functies heeft een kantoorgebouw ook een emotionele functie. Dit samen is de (kapitaal)waarde van de asset.

Het bestaansrecht van de organisatie

Elke organisatie heeft een primair doel. Voor het realiseren van het primaire doel worden vaak fysieke assets ingezet. De functie van de assets zorgt voor het bestaansrecht van de organisatie. Een waterschap zet persleidingen in om water te transporteren. Een koekjesfabriek gebruikt productielijnen om koekjes te bakken en te verpakken. En als een energieleverancier geen warmte kan leveren in de winter, dan begrijpt iedereen dat dit veel ellende betekent voor de afnemers en gebruikers. De assets mogen simpelweg niet falen. Een sluis, een pompgemaal of een dijk die het water niet tegenhoudt. Het zorgt allemaal voor extreme overlast. Maar bedenk ook: een bakker zonder oven kan geen brood verkopen. Kortom, kapitaalintensieve assets zorgen voor het primaire bestaansrecht van een organisatie.

Wat als assets toch falen?

Helaas gaan dingen stuk. Er moet daarom een plan zijn om assets te herstellen of, beter nog, te voorkomen dat assets uitvallen door het uitvoeren van preventief onderhoud. Elke asset heeft een levensduur. Er komt een moment dat het vervangen moet worden. Denk aan de CV-ketel thuis en in een bedrijfsmatige omgeving, de bakkersoven, het warmtenet of het wagenpark.

Kapitaalwaarde niet alleen in de boekhouding

Beseffen dat de assets een waarde vertegenwoordigen maakt ook dat deze waardes in uw bedrijfsplannen een rol spelen. Bij overnames ontbreekt vaak een technische due diligence; daarbij ligt een onderschatting van de kapitaalwaarde voor de hand. “We hebben de assets voor een symbolisch bedrag van € 1,- overgenomen” klinkt als een koopje. Maar wat als de asset de functie niet kan uitvoeren? Wat zijn daar de gevolgen van? Waar wordt u voor aangeslagen door de gebruikers of burgers? Krijgt u een boete? Of welke investering moet u doen om alsnog te voldoen aan uw verplichting?  Kortom, heeft u duidelijk wat de waarde is van een asset voor uw organisatie?

Vervangingsplan assets

Het is belangrijk om de kapitaalwaarde van de asset inzichtelijk te hebben en een plan op de lange termijn te maken en dit regelmatig te reviewen. Denk bijvoorbeeld aan een gebouwenbeheerder met een meerjaren vervangingsplan met een horizon van 20 jaar. In het plan van deze gebouwenbeheerder is geen reservering opgenomen voor de vervanging van het dak met een vervangingstermijn van 50 jaar. Het dak is dus buiten beeld gebleven in de reserveringen, met alle gevolgen van dien als het dak toch vervangen moet worden.

De gehele organisatie heeft hierbij een belang

Regeren is vooruitzien. De vraag is hoe je kunt anticiperen op de vervanging. Het begint veelal met lineair afschrijven, zodat de boekhouding klopt. Maar, als de asset boekhoudkundig is afgeschreven, wil dat niet zeggen dat de asset ook fysiek aan z’n einde is. Of nog erger: de asset moet vroegtijdig worden vervangen door veelvuldig falen. Kortom, je moet de assets op alle manieren continu in beeld hebben. Naast het vervangen van assets om te blijven voldoen aan de primaire functie, zijn er ook andere aspecten belangrijk om het moment van vervangen te bepalen. Denk bijvoorbeeld aan de voorkeur voor een duurzamere variant, of een grotere capaciteit of een type met lage onderhoudskosten. Ook uw bedrijfsplannen veranderen door sociale, economische en/of politieke ontwikkelingen. Binnen een organisatie zijn er verschillende afdelingen die eisen en wensen hebben op dit gebied. Deze mensen hebben behoefte aan een gemeenschappelijke taal en een afweegkader om ieders belang te kunnen wegen. Het vervangingsvraagstuk vraagt om samenwerking en een bredere kijk op de organisatie en assets.

Visie op de LTAP

In een gezonde organisatie is er een visie op de business en wordt deze vertaald naar doelen en een uitvoeringsplan. Naar onze mening hoort in een organisatie bekend te zijn met welke assets de doelen worden gerealiseerd. Wat is de functie- en prestatie-eis waar de asset aan moet voldoen? Wat doet de organisatie om te zorgen dat het prestatieniveau in stand blijft? En welk (rest)risico wordt geaccepteerd?  Deze informatie wordt vastgelegd in een Strategisch Asset Management Plan (SAMP), waarvan de Lange Termijn Asset Planning (LTAP) en het investeringsplan onderdelen van zijn.

Niet alles kan en hoeft meteen

Organisaties hebben vaak te maken met beperkte budgetten. Hierdoor kan niet elke asset zo maar vervangen worden. Gelukkig kennen de meeste fysieke assets een grote bandbreedte waarbinnen ze blijven functioneren en voldoen aan de prestatie-eisen. De gekozen levensduur is vaak een theoretische (economische) bepaling en kan door verschillende factoren beïnvloed worden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Over-dimensionering
• Redundantie
• Omgevingscondities
• Wijze van gebruik van de asset
• Uitvoeren van onderhoud
• Accepteren van verminderde kwaliteit
• Accepteren van meer risico op falen

Deze factoren geven ruimte om niet altijd op een harde termijn te hoeven vervangen. Natuurlijk heeft elke keuze een consequentie. Bijvoorbeeld het uitstellen van levensduur geeft vaak verminderde kapitaallasten, maar wel verhoogde operationele kosten en een potentiële verhoging van de risico’s.

Inzicht in prestatie-risico-kosten en scenario’s

Als je voor alle assets inzicht zou hebben in de drie factoren: prestatie, risico en kosten én de invloed die zij hebben op elkaar, kan er met behulp van scenario’s veel beter en onderbouwd gekozen worden welke assets wanneer vervangen moeten worden. Afdelingen hebben dan consensus over de gezamenlijke keuzes.  Met behulp van de methode van Pragma voor een dynamische LTAP, kan dit gerealiseerd worden. Met onze hulp worden afdelingen betrokken en discussies gevoerd, zodat er gezamenlijk afwegingen worden gemaakt ten aanzien van de assets. Wij zorgen dat u de keuzes kunt onderbouwen naar het management of directie. Zo zorgen we er samen voor dat assets werken en verwachtingen worden waargemaakt. Dus altijd op tijd koffie en geen lekkend dak!

Meer weten over de dynamische LTAP?

Lees meer over de dynamische LTAP of maak meteen een afspraak voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek.