De sleutel tot een succesvolle implementatie van Enterprise Asset Management Software (EAM-software) ligt in de integratie van de software in de onderhouds- en assetmanagementprocessen van de organisatie. In dit artikel nemen wij u mee hoe een geïntegreerde aanpak zorgt voor duurzame waarde met EAM.
De ontbrekende schakel bij de implementatie van EAM-software
We zien vaak dat er bij de selectie en implementatie van de software wordt gefocust op de integratie van de EAM-software in het bestaande applicatielandschap en/of het zorgen voor acceptatie van gebruikers door de inzet van mooie interfaces. Daarnaast wordt ingezet op verandermanagement om het gebruik van de software te integreren in de bedrijfscultuur. Ondanks deze activiteiten slagen organisaties er vaak niet in om de prestaties van de onderhoudsorganisatie te verbeteren.
Er is veel geschreven over succesvolle software- of EAMS-implementaties, waarbij de nadruk ligt op onderwerpen als projectmanagement, gegevensbeheer en verandermanagement. Dit artikel richt zich niet op de implementatie van de software zelf, maar meer op de geïntegreerde aanpak om de EAM-software effectief in te zetten en zo duurzame waarde te creëren. Wij maken hiervoor gebruik van de Asset Care Centre methode van Pragma.
Asset Care Centre methode
In figuur 1 hieronder is de geïntegreerde Asset Care Centre benadering weergegeven. Assetmanagement (AM) en het assetmanagementsysteem conform ISO 55000 bestaat uit een tweeledige aanpak om te zorgen dat systemen ‘aanwezig zijn’ en vervolgens ‘in gebruik’ worden genomen.
Dit kan worden vertaald naar de implementatie- en uitvoeringsfase van het systeem. Er moet worden gezorgd voor een ‘feedbackloop’ naar de implementatie door de inzet van voortdurende verbeteracties.
De plan-do-check-act (PDCA) cyclus van Deming beschrijft een continue focus op het verbeteren van assetprestaties en het EAM-systeem. Hierin ligt de kern van de geïntegreerde aanpak: de meest voorkomende implementatievalkuil is de focus op ‘plannen’ en ‘doen’, zonder rekening te houden met ‘controleren’ en ‘handelen’.
In figuur 1 wordt onderscheid gemaakt in blauwe en grijze kaders. Het blauw verwijst naar typische EAM-software gerelateerde activiteiten en grijs naar de managementprocessen rond EAM. Implementaties van EAM-software richten zich vaak op het vlekkeloos uitvoeren van operationele processen, terwijl het actief analyseren van gegevens en sturen op continue verbetering (via managementprocessen) te weinig aandacht krijgt of zelfs ontbreekt.
Figuur 2 benadrukt het belang van de initiële opzet van structuren, rollen en verantwoordelijkheden voor EAMS en datagedreven verbetering. Het gebruik van een assetmanagementraamwerk om verbeteracties te prioriteren en af te stemmen, vormt de basis van een gestructureerd verbeterproces.
Aanpak voor implementatie
1. Opstellen en implementeren van een verbeterde overlegstructuur
Veel organisaties hebben al een structuur en hiërarchie van dagelijkse en wekelijkse overleggen om de operationele prestaties te bespreken en problemen op te lossen. Pragma is er niet op gericht om deze afspraken te kopiëren, maar ervoor te zorgen dat in vergaderingen verbeteringen dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal effectief worden gecoördineerd. De structuur van zo’n managementsysteem wordt hieronder toegelicht:
- Dagelijks overleg: Voor operationele teams en onderhoud, onder leiding van leidinggevende. Voortgangsbespreking, prestaties, problemen en het toewijzen van dagelijkse taken.
- Wekelijks overleg: Het doel van het wekelijks overleg is om KPI’s te beoordelen, oorzaken te identificeren en te analyseren. Om vervolgens verbeteracties voor te bereiden en te plannen.
- Maandelijks overleg: In het maandelijks overleg wordt de voortgang van eerdere acties beoordeeld, alsmede de KPI’s, het aanpakken van problemen, het bespreken van zorgen en aanbevelingen en afspreken van corrigerende maatregelen. Ook het reviewen van kapitaalprojecten, monitoren van implementatie van het AM-systeem, verandermanagement en strategische beslissingen.
- Kwartaaloverleg: In de kwartaalvergadering bespreekt de stuurgroep de voortgang van de mijlpalen van de implementatie van het EAM-systeem. KPI’s worden besproken en eventuele maatregelen worden genomen.
2. Definiëren van de asstmanagementstructuren en -rollen
Om deze overlegstructuur effectief uit te voeren, moeten taken worden toegewezen aan bestaande medewerkers en moet worden aangegeven voor welke taken extra middelen nodig zijn. Ook moet worden overwogen of er nieuwe medewerkers moeten worden aangenomen of huidige medewerkers promotie moeten krijgen. De HR-afdeling moet worden betrokken en functieomschrijvingen bekeken. De bijbehorende prestatiemanagementsystemen moeten indien nodig aansluiten bij de nieuwe functieomschrijvingen. Dit vereist betrokkenheid van het management, vanwege (collectieve) arbeidsovereenkomsten en operationele veranderingen. Het is belangrijk dat taken worden toegewezen en afgerond om het EAM-systeem effectief te krijgen.
Voor begeleiding bij rolbeschrijvingen is verschillend referentiemateriaal beschikbaar, zoals die van het Global Forum on Maintenance and Asset Management (GFMAM) of een andere (lokale) kennisinstelling voor assetmanagement.
3. Stakeholderanalyse en trainingsplan
Het wijzigen of invoeren van nieuwe structuren die rollen en verantwoordelijkheden veranderen of ander gedrag van medewerkers vragen, vereist actief verandermanagement. Communicatie en training spelen daarbij een cruciale rol. Wij hebben gemerkt dat functiegerichte leertrajecten essentieel zijn voor het succes van de implementatie. De training moet niet alleen gericht zijn op het gebruik van de software – oftewel op welke knoppen er geklikt moet worden – maar ook op de processen die worden uitgevoerd om uiteindelijk de prestaties van het onderhouds- en assetmanagementsysteem te verbeteren. Wij adviseren de volgende stappen voor het vaststellen van het trainingsplan voor de implementatie:
- Definieer rollen, competenties en individuele leertrajecten door processen in kaart te brengen, het RACI-model (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) toe te passen en de vereiste competenties te vergelijken met de bestaande competenties. Op basis hiervan kunnen de ‘GAP’s’ worden geïdentificeerd die moeten worden aangepakt.
- Stem bestaande of standaardtrainingen af op de specifieke terminologie en procedures van de organisatie zodat de training aansluit bij de praktijk van de deelnemers.
- Stel trainingsmateriaal beschikbaar via een intern of extern Learning Management System (LMS). Een LMS is essentieel voor het registreren van de voortgang en het monitoren van de benodigde versus beschikbare competenties.
- Training wordt aangeboden in de vorm van blended learning, online of klassikaal. De focus ligt op korte, impactvolle leermomenten, aangezien de medewerkers vaak beperkt beschikbaar zijn voor training. Online training ontwikkelt zich snel en verschuift van geplande sessies naar on-demand leren.
- Begeleid de uitvoering van de processen en de werking van de geïmplementeerde assetmanagementstructuren met gerichte mentoring en coaching.
4. Gebruik een assetmanagement framework om verbetermaatregelen en acties te definiëren
Deze stap wordt ook wel het Strategisch Asset Management Plan (SAMP) genoemd. Denk hierbij niet aan een uitgebreid theoretisch adviesrapport. Het SAMP moet in de loop van de tijd aangepast worden aan de veranderende behoeften. Een praktische benadering is om te beginnen met slechts enkele initiële Key Performance Areas (KPA’s) die gericht zijn op maintenance management en het leggen van de basis voor verbetering. De belangrijkste uitkomsten van de AM-framework benadering om te identificeren:
- De KPI’s die gemeten zullen worden door de AM-structuur, inclusief eisen en doelstellingen. Deze KPI’s moeten al tijdens de implementatie van de EAM-software worden bepaald om ervoor te zorgen dat de benodigde data beschikbaar is en de noodzakelijke rapporten en dashboards goed worden geconfigureerd. Vaak worden deze pas na de implementatie opgesteld, waardoor de benodigde data niet beschikbaar is of er procesaanpassingen nodig zijn. De eerste focus moet liggen op KPI’s voor het beheer van onderhoudswerkzaamheden, zoals achterstanden, planning, werkverdeling, top 10 van downtime, etc.
- Prioriteren van best practice verbeterinitiatieven voor implementatie, als onderdeel van de verbetering van het managementsysteem. Er is geen diepgaande kennis per KPI nodig; een goed uitgangspunt is een scan zoals het AMIP executive assessment van Pragma. Naar mate het managementsysteem volwassener wordt, kan een GAP-analyse gedetailleerder worden uitgevoerd om verdere verbeteracties vast te stellen.
Houd het eenvoudig en zorg voor brede communicatie
Een roadmap met geprioriteerde acties en maatregelen, ondersteunt bij de implementatie en verandermanagement. Het plan moet alle onderdelen over een bepaalde periode behandelen:
Uitdagingen die een ACC-aanpak in de weg staan
Waarom kiezen organisaties niet voor een geïntegreerde aanpak bij een EAM-software implementatie? In de praktijk zien wij drie uitdagingen:
- Kostenoverwegingen: Het opnemen van structuren, rollen en kaders in de implementatie vraagt om inzet van ervaren consultants die extra kosten met zich meebrengen. Bovendien vraagt deze aanpak ook extra inzet in projectdagen. De inzet vindt voornamelijk intern plaats omdat meer afdelingen en managers betrokken zijn bij de veranderingen in rollen en processen. Het vergelijken van implementatiekosten tussen leveranciers vraagt daarom om goed begrip van het verschil tussen softwareleveranciers en een geïntegreerde systeemimplementatie. Wij raden aan om te focussen op de meerwaarde versus de kosten op korte termijn.
- IT versus eigenaarschap binnen de business: Wanneer een ander of nieuw EAM-systeem een bestaand softwareplatform vervangt, valt dit vaak onder een IT-project met behorend IT-budget. Hoewel de meeste organisaties een IT-afdeling hebben die de behoeften van de business begrijpt en ondersteunt, zijn IT-projecten toch vaak meer gericht op technische oplossingen, dan op het behalen van bedrijfsmatige resultaten. Daarnaast hebben IT-projecten een duidelijk begin- en eindpunt, terwijl de implementatie van assetmanagementprocessen een veel langere doorlooptijd heeft. Onze ervaring leert dat een integrale begroting, gecombineerd met interventiegerichte voorstellen en projecten, leiden tot een plan voor de lange termijn en doelgerichte aanpak.
- Implicaties voor verandermanagement: Veranderingen in rollen en verantwoordelijkheden vragen doorgaans meer om intern verandermanagement dan een oplossingsgerichte aanpak zoals het verzamelen van data of het opstellen van sjablonen. Het opnemen van verandermanagement roept daardoor vaak weerstand op omdat de aard van de verandering verschuift van transactioneel naar transformationeel. Wanneer de focus ligt op een puur transactionele implementatie, zonder passend verandermanagement, wordt de impact van de verandering slechts tijdelijk gemaskeerd. Wat uiteindelijk weer leidt tot hogere interne kosten. Wij adviseren daarom om te starten met een ‘GAP-analyse light’ om de impact van de beoogde verandering te begrijpen. Het is tenslotte mogelijk dat de organisatie al structuren kent, waardoor de benodigde verandering minimaal is. Als er sprake is van een grotere verandering, geeft dit de organisatie de tijd om zich hierop goed voor te bereiden voordat het EAM-systeem wordt geïmplementeerd.
Bouw aan de toekomst – zorg voor strategisch voordeel met EAM
De implementatie van een EAM-systeem draait niet alleen om het integreren van de software in de organisatie, maar ook om het verankeren van een cultuur van continue verbetering. Door een geïntegreerde aanpak met gestructureerde overleggen, duidelijke rolverdelingen, passende training en een robuust assetmanagement framework, kunnen organisaties ervoor zorgen dat het EAM-systeem daadwerkelijk waarde oplevert.
Door het proactief aanpakken van de uitdagingen met betrekking tot kosten, eigenaarschap en verandermanagement, ontstaat een solide basis voor een succesvolle implementatie. Uiteindelijk is het doel om een systeem te gebruiken dat niet alleen past bij de huidige behoeften, maar ook blijft ontwikkelen om structurele verbeteringen in maintenance en assetmanagement te realiseren.
Ook aan de slag met een geïntegreerde EAM-aanpak?
Wilt u aan de slag met EAM-software zoals On Key, HxGN EAM, Maximo of Ultimo? En heeft u interesse in onze geïntegreerde aanpak? Neem dan contact met ons op.
